O que é: GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O que é GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED, é um conjunto de práticas e tecnologias que visa organizar, armazenar e gerenciar documentos de forma eletrônica. Com o avanço da tecnologia e a digitalização de processos, o GED se tornou uma ferramenta essencial para empresas de todos os tamanhos e segmentos.
Benefícios do GED
O GED oferece uma série de benefícios para as empresas que o adotam. Um dos principais é a redução de custos com papel, impressão e armazenamento físico de documentos. Além disso, o GED permite um acesso mais rápido e fácil aos documentos, eliminando a necessidade de busca manual em arquivos físicos.
Outro benefício importante do GED é a segurança dos documentos. Com o armazenamento eletrônico, é possível definir permissões de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar e editar os documentos. Além disso, o GED permite o backup automático dos documentos, evitando perdas por danos físicos ou acidentes.
Funcionalidades do GED
O GED oferece uma série de funcionalidades que facilitam o gerenciamento de documentos. Uma delas é a indexação, que permite a criação de metadados para cada documento, facilitando a busca e recuperação de informações. Outra funcionalidade importante é a classificação, que organiza os documentos em categorias e subcategorias, tornando mais fácil encontrar o que se procura.
Além disso, o GED permite a criação de fluxos de trabalho, que automatizam tarefas como aprovação e revisão de documentos. Isso agiliza os processos internos e reduz a burocracia. O GED também oferece recursos de integração com outros sistemas, como ERP e CRM, facilitando a troca de informações entre diferentes áreas da empresa.
Implementação do GED
A implementação do GED envolve algumas etapas importantes. A primeira delas é a digitalização dos documentos físicos, que podem ser feitos por meio de scanners ou serviços terceirizados. Em seguida, é necessário definir a estrutura de organização dos documentos, criando categorias e subcategorias que sejam adequadas às necessidades da empresa.
Após a digitalização e organização dos documentos, é preciso escolher uma plataforma de GED que atenda às necessidades da empresa. Existem diversas opções disponíveis no mercado, com diferentes funcionalidades e preços. É importante fazer uma análise criteriosa antes de tomar a decisão.
Desafios do GED
Apesar dos benefícios, a implementação do GED pode apresentar alguns desafios. Um deles é a resistência dos colaboradores em abandonar os processos manuais e adotar o sistema eletrônico. É importante investir em treinamentos e conscientização para garantir a adesão de todos.
Outro desafio é a segurança dos documentos. É fundamental adotar medidas de proteção, como criptografia e backups regulares, para evitar o acesso não autorizado e a perda de informações importantes.
Aplicações do GED
O GED pode ser aplicado em diversos setores e atividades. Em empresas de serviços, por exemplo, o GED pode ser utilizado para armazenar contratos, propostas comerciais e documentos relacionados aos clientes. Já em empresas de manufatura, o GED pode ser usado para gerenciar documentos técnicos, como manuais de instrução e especificações de produtos.
No setor público, o GED pode ser aplicado para gerenciar documentos como leis, decretos e processos administrativos. Além disso, o GED também pode ser utilizado em instituições de ensino, para armazenar e gerenciar documentos acadêmicos, como históricos escolares e diplomas.
O futuro do GED
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tendência que veio para ficar. Com o avanço da tecnologia e a necessidade cada vez maior de agilidade e eficiência nos processos, o GED se torna indispensável para as empresas. A tendência é que as soluções de GED se tornem cada vez mais sofisticadas e integradas a outros sistemas, proporcionando uma gestão documental ainda mais eficiente.
Em resumo, o GED é uma ferramenta poderosa para organizar, armazenar e gerenciar documentos de forma eletrônica. Com seus benefícios e funcionalidades, o GED se torna essencial para empresas que desejam otimizar seus processos e garantir a segurança de suas informações.
