O que é: Informação documentada
O que é Informação Documentada?
Informação documentada é um termo amplamente utilizado no campo da gestão da qualidade e se refere a qualquer tipo de informação que é registrada e mantida como evidência de atividades, processos, produtos ou serviços. Essa informação pode ser em formato físico, como documentos impressos, ou em formato eletrônico, como arquivos digitais. A informação documentada desempenha um papel fundamental na garantia da conformidade com os requisitos legais e regulamentares, bem como na melhoria contínua dos processos e na tomada de decisões informadas.
Tipos de Informação Documentada
Existem diferentes tipos de informação documentada que são comumente utilizados nas organizações. Alguns exemplos incluem:
1. Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) são documentos que descrevem passo a passo as atividades e processos que devem ser seguidos para realizar uma determinada tarefa. Esses documentos são essenciais para garantir a consistência e a padronização das operações, além de servirem como guias para treinamento e orientação dos colaboradores.
2. Políticas e Diretrizes
As políticas e diretrizes são documentos que estabelecem as regras, princípios e direcionamentos gerais que devem ser seguidos pela organização. Esses documentos são fundamentais para orientar as ações e decisões dos colaboradores, garantindo a conformidade com os valores e objetivos da empresa.
3. Registros
Os registros são documentos que comprovam a ocorrência de uma determinada atividade, evento ou transação. Esses documentos são utilizados para documentar evidências de conformidade, rastreabilidade e desempenho, sendo essenciais para auditorias internas e externas.
4. Manuais de Instruções
Os manuais de instruções são documentos que fornecem orientações detalhadas sobre como utilizar um produto ou serviço. Esses documentos são importantes para garantir a correta utilização e manutenção dos produtos, além de contribuírem para a satisfação do cliente.
5. Relatórios de Auditoria
Os relatórios de auditoria são documentos que descrevem os resultados de uma auditoria realizada em determinado processo, sistema ou área da organização. Esses documentos são utilizados para identificar não conformidades, oportunidades de melhoria e boas práticas, contribuindo para a gestão eficaz dos processos.
Importância da Informação Documentada
A informação documentada desempenha um papel fundamental na gestão da qualidade e na garantia da conformidade com os requisitos legais e regulamentares. Além disso, ela também é essencial para a melhoria contínua dos processos e para a tomada de decisões informadas. Alguns dos principais benefícios da informação documentada incluem:
1. Consistência e Padronização
A informação documentada, como os Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), contribui para a consistência e padronização das operações, garantindo que as atividades sejam realizadas da mesma maneira, independentemente do colaborador responsável. Isso ajuda a evitar erros e inconsistências, além de facilitar o treinamento e a orientação dos colaboradores.
2. Conformidade com Requisitos
A informação documentada é essencial para garantir a conformidade com os requisitos legais, regulamentares e normativos aplicáveis à organização. Ela serve como evidência de que a empresa está cumprindo todas as obrigações e diretrizes estabelecidas, minimizando o risco de penalidades e sanções legais.
3. Rastreabilidade e Auditoria
A informação documentada, como os registros e os relatórios de auditoria, é fundamental para garantir a rastreabilidade das atividades e transações realizadas pela organização. Esses documentos permitem que seja possível rastrear a origem e o destino de produtos, serviços e informações, facilitando a identificação de problemas e a implementação de ações corretivas.
4. Melhoria Contínua
A informação documentada é uma ferramenta essencial para a melhoria contínua dos processos e sistemas da organização. Ela fornece dados e evidências que podem ser analisados e utilizados para identificar oportunidades de melhoria, implementar ações corretivas e preventivas, e monitorar o desempenho ao longo do tempo.
5. Tomada de Decisões Informadas
A informação documentada fornece uma base sólida para a tomada de decisões informadas. Ela fornece dados e informações confiáveis que podem ser analisados e utilizados para embasar decisões estratégicas, operacionais e táticas, contribuindo para o sucesso e a sustentabilidade da organização.
Conclusão
A informação documentada desempenha um papel fundamental na gestão da qualidade e na garantia da conformidade com os requisitos legais e regulamentares. Ela é essencial para a consistência e padronização das operações, a conformidade com os requisitos, a rastreabilidade e auditoria, a melhoria contínua e a tomada de decisões informadas. Portanto, é importante que as organizações desenvolvam e mantenham uma estrutura adequada para a criação, revisão, aprovação, distribuição e controle da informação documentada.
