Erros básicos na implantação da ISO 9001
Evite erros básicos no processo de implantação da NBR ISO 9001!
1.1 Controle de Registros ou formulário:
Quando começa uma implantação existem os vícios antigos, dos departamentos modificarem e criarem registros desnecessários, troca o funcionário e entra outro funcionário na área e faz a mesma coisa, quando pensa que não o registros criados pelo antigo funcionário foi deixado de lado e entra em operação os do funcionário que entrou na área, chega época de auditoria o auditor acaba pegando vários tipos de registros rodando no processo e com identificações diferentes. o que acontece? Não conformidade!
Quando se começa uma implantação deve ser feito um pente fino em todas as áreas para verificar os registros que estão em uso e avaliar a necessidade de se manter determinado registro ou abolir definitivamente, definir um padrão incluindo a identificação e fazer um controle de registros, alertando todos os funcionários que a partir daquele momento é proibido modificar ou criar registros sem autorização do coordenador ou do responsável pelo
sistema de gestão.
Nota: Métodos e formas de controle e identificação devem ser mencionadas no procedimento controle de registros e se possível manter um padrão.
Lembrando que em muitos casos não há necessidade de criarem cópias físicas e sim eletrônicas, ou seja, planilha no computador para reduzir o manuseio de papéis.
Nota: Formas de identificação, os formulários podem ser identificados no rodapé ou na parte superior do formulário usar letra, número e nome, Ex. F-001 (Relatório de não conformidade)
Quando começa uma implantação os mesmos vícios antigos que acontece na geração de registros também acontece na geração de documentos, dos departamentos modificarem e criarem documentos desnecessários, troca um funcionário e entra outro funcionário na área e faz a mesma coisa, quando pensa que não os criados pelo antigo funcionário é modificado ou criado um novo pelo funcionário que entrou na área e o antigo documento é deixado de lado, ou seja, o funcionário que entrou na área trás o vício da empresa que trabalhava, muitas vezes por comodismo ou por estar acostumado com aquele tipo de trabalho, chega época que acaba aparecendo no processo duas versões de documentos e muitos funcionários que está em operação não sabe qual é o certo, vem auditoria o auditor acaba pegando documentos com versões diferentes rodando no processo e com identificações diferentes. o que acontece? Não conformidade!
Quando se começa uma implantação deve ser feito um pente fino em todas as áreas para verificar os documentos que estão em uso e avaliar a necessidade de se manter determinados documentos ou abolir definitivamente, os documentos atuais e definir um padrão incluindo a identificação e fazer um controle de documentos, os documentos antigos que não forem possível eliminar deve ser dado um ponto de corte na lista de controle, ou seja, antes era assim, a partir de agora passou a ser assim, mas manter uma só versão no processo, alertando todos os funcionários que a partir daquele momento é proibido modificar ou criar documentos sem autorização do coordenador ou do responsável pelo sistema de gestão.
Nota 1: Métodos e formas de controle e identificação, seja de registros e documentos, equipamentos, máquinas ou instrumentos de medição, devem ser mencionadas no procedimento controle de documentos e se possível manter um padrão.
Nota 2: Formas de identificação, os formulários podem ser identificados no rodapé ou na parte de cima do formulário usando letra, número e nome, Ex. P-001 (Procedimento de controle de documentos), lembrando que essas formas de controle de documentos e registros devem constar no procedimento de controle de documento.
Nota 3: Lembrando que o procedimento controle de documento e registro pode ser um só desde que seja identificado adequadamente a função de cada um, controle de registros e documentos.
1.3 – Organização e reestruturação das áreas
5S – Housekeeping e sua importância na implantação da ISO
Quando se começa uma implantação da ISO seria importante que junto comece a organização e a reestruturação das área e suas identificações, demarcações de faixas de segurança, etc. pois tem atividades que podem correr junto com outra que são priorizadas, nisso é importante a elaboração de um cronograma de monitoramento das atividades e seus responsáveis.
O 5S é uma ferramenta importantíssima nesse processo, ainda que não seja implantado o 5S, mas a técnica pode ser usada, pois ajuda bem, na organização, reestruturação e limpeza do ambiente, trazendo uma nova vista para o ambiente e serve como motivação para os funcionários se integrarem e comprarem ideia da implantação da ISO e também quebrar algumas resistências que ocorrem dentro das fábricas.
Nota 1: Se a pessoa possuir dificuldade na implantação do 5s (Housekeeping), basta implantar um 5S básico, tirar fotos do antes, demarcar áreas, reorganizar o layout de máquinas e equipamentos e setor de trabalho, fazer uma limpeza geral, eliminando coisas desnecessárias e sem utilidade.
Escolher se possível uma área somente ara periféricos e acessórios, se possível dar uma pintura pelo menos no chão de fábrica para mudar um pouco a visão do lugar e dar uma nova vida ao setor e tirar fotos do depois e publicar em um quadro de gestão a vista, isso incentiva as pessoas a manter o local de trabalho limpo e organizado.
A final quem não gosta de trabalhar em um lugar limpo e organizado, isso atrai novas energias para o setor, acelera a produção e ajuda a produzir qualidade sem precisar a pessoa se desdobrar, pois toda atividade que a pessoa precisa se desdobrar para atingir o objetivo é porque exista falha em algum lugar, no projeto, desenvolvimento, planejamento, método, formação do ser humano (Falta de treinamento, falha no treinamento, falta de motivação ou problema físico).
1.4 – Ferramentas, Equipamentos, Máquinas e Periféricos de processo e controle do processo
Tem atividades que pode caminhar junto com a implantação do sistema de gestão da qualidade ou antes, essa é uma delas, o coordenador responsável pela implantação do sistema de gestão deve sempre envolver os responsáveis pelas áreas.
Faça um Levantamento completo das ferramentas, equipamentos, máquinas e periféricos de todo o processo e controle do processo e instrumentos de controle do produto ou serviço, existentes em toda a planta da fábrica, através de uma lista de controle, você anota toda suas características e faça uma identificação única com código e números sequenciais, usando suas iniciais e utilize como padrão para os demais, exemplo: Ferramentas = Fe-001, Equipamentos = Eq-001, Máquinas = Ma-001, Periféricos = Pe-001.
Instrumentos de controle, Exemplo: Paquímetro = Pa-001, Micrômetro = Mi-001, Trena = Tr-001, Escala = E-001, Balança = Ba-001, se houver necessidade de diferenciar um determinado equipamento ou instrumento devido sua característica altere a segunda letra ou use uma terceira letra antes do número, Exemplo: Paquímetro mecânico = Pm-001, Paquímetro digital = Pd-001, Paquímetro de relógio = Pr-001, etc.
Nota: Não esqueça de anotar a localização e o usuário se necessário, fazendo esta Classificação e esse meio de controle você ganha tempo, pois caso seja necessário desenvolver alguma instrução de trabalho você já tem disponível as especificações e a função de cada um.
1.5 – Procedimentos de ações corretivas e produtos não conforme
Assim como o procedimentos de controle de registros e documentos o de ações corretivas e produtos não conforme pode ser um só, desde que seja identificado adequadamente a função de cada um.
Independente dos procedimentos estarem prontos ou não, ações podem ser tomadas para facilitar o trabalho seguindo a visão do responsável pela coordenação da implantação do sistema de gestão.
Elabore um cronograma identificando os pontos de ações, anote as etapas, com data prevista e realizadas e os responsáveis envolvidos.
Nota: Ações preventivas estão ligadas agora a gestão de risco, portanto recomenda-se a elaboração de um procedimento voltado para gestão de risco que inclua a sistemática voltada para gestão de risco e ações preventivas, nesse procedimento seria importante a descrição das ferramentas a serem utilizadas caso necessário.
1.6 Procedimento de auditoria interna
Esse procedimento após sua elaboração pode ser utilizado para conscientizar os funcionários quanto a possíveis falhas que venha a ocorrer sobre o não cumprimento de suas atribuições, instruir e treinar todos envolvidos no processo, pois facilitará o ajuste de todo o sistema durante a implantação, esclarecer dúvidas, familiarizar os funcionários com a nova sistemática.
1.7 – Manual da qualidade (Conforme norma NBR ISO 9001:2015 não mais obrigatório)
A elaboração do manual, na norma NBR ISO 9001:2015 não é mais obrigatório, pois a norma ficou mais flexível, você pode documentar seu SGQ da maneira que melhor lhe convier, basta atender os requisitos da norma.
Em caso da empresa optar por documentar seu sistema de gestão em cima de um manual da qualidade não há problema nenhum, este manual pode ser elaborado após a elaboração de todos os procedimentos e instruções necessárias ao controle do processo, pois o manual segue regras específicas e também é um resumo de toda a sistemática de trabalho no sistema de gestão da qualidade, após sua elaboração deve ser submetido a alta direção para sua aprovação.
Nota: O cronograma de implantação deve incluir a data prevista para a primeira auditoria interna e após todas as etapas do cronograma concluídas, para que o plano de ação seja elaborado já visando a data da pré-auditoria de certificação se houver ou auditoria de certificação, caso a empresa opte pela auditoria final.
Considerações finais:
Essas observações são apenas sugestões e não são regras específicas, pois cada gestor ou coordenador tem uma forma de trabalhar, recomendo consultar outros profissionais da área para uma melhor orientação ou realizar o curso online de interpretação e implantação da norma NBR ISO 9001:2015, através do qual além de adquirir o conhecimento necessário para realizar a correta implantação da ISO 9001, você terá um suporte especializado.
Nota: A Cirius Quality possui curso de interpretação e implantação da norma NBR ISO 9001:2015 e um curso de implementação da sistemática do SGQ com todos os materiais de suporte e suporte técnico por um ano.
Espero ter contribuído com meu conhecimento técnico e profissional.
Abraços,
José Aírton Luiz da Silva
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