Qualidade

A nova versão da norma ISO 9001:2015 trouxe um enfoque renovado para os requisitos de informação documentada. Essa mudança, que inclui a opção de manter documentos que as organizações considerem importantes, representa um avanço significativo em termos de flexibilidade e adaptabilidade aos diferentes contextos organizacionais.

Neste artigo, vamos explorar os aspectos-chave dessa nova abordagem, enfatizando a importância dos documentos de requisitos e sua aplicação prática. O principal objetivo é ajudá-lo a entender melhor os novos requisitos relacionados a documentos e registros e a importância deles para a eficácia do sistema de gestão de qualidade da sua organização.

As seções seguintes vão aprofundar os detalhes do requisito 7.5 – Informação Documentada, desde a criação e atualização das informações documentadas até o controle das mesmas, além de discutir os benefícios e desafios associados. Preparado? Vamos começar!

Entendendo os requisitos de informação documentada

Com a norma ISO 9001:2015, há uma diferença fundamental em relação aos documentos e registros, agora referidos como informações documentadas. Este novo conceito engloba tanto os documentos que a empresa cria durante a operação do seu sistema de gestão da qualidade, como os registros que são gerados para provar que as atividades estão sendo realizadas conforme planejado.

O foco da norma se deslocou dos documentos obrigatórios, permitindo maior flexibilidade às organizações. Isso significa que, mesmo que a norma não exija mais certos documentos, as organizações ainda podem optar por mantê-los se considerarem relevantes para a eficácia do seu sistema de gestão de qualidade.

A norma requer que as organizações mantenham informações documentadas relacionadas aos requisitos da norma, e quaisquer informações adicionais que considerem necessárias para a eficácia do seu sistema de gerenciamento de qualidade.

Criação e atualização de informações documentadas

As informações documentadas, essenciais para a eficácia do sistema de gestão de qualidade, requerem cuidados meticulosos durante a sua criação e atualização.

• Identificação: É crucial identificar corretamente as informações, facilitando seu rastreamento e recuperação.
• Descrição e Formato: A informação precisa ser descrita de maneira clara e precisa, e o formato deve ser adequado ao seu propósito e ao público-alvo.

A análise crítica das informações documentadas também é um passo fundamental para garantir sua eficácia. Este processo ajuda a identificar e corrigir qualquer falha ou imprecisão.

Além dos requisitos estabelecidos pela norma ISO 9001:2015, as organizações podem incluir outras informações documentadas que considerem necessárias para otimizar seu sistema de gestão de qualidade.

Controle das informações documentadas

O controle das informações documentadas é um pilar vital para manter a integridade do sistema de gestão de qualidade. Ele aborda a disponibilidade das informações, sua adequação para uso e a proteção necessária para evitar a perda de confidencialidade ou integridade.

• Disponibilidade e adequação para uso: As organizações devem garantir que as informações documentadas estejam sempre acessíveis quando necessárias e que sejam relevantes para as operações em questão.
• Proteção: O controle envolve também a salvaguarda adequada das informações documentadas contra a perda de confidencialidade, uso inadequado ou perda de integridade. Isso pode envolver a implementação de medidas de segurança físicas e digitais.

Um controle eficaz das informações documentadas é crucial para o sucesso do sistema de gestão de qualidade, contribuindo para a eficácia operacional e a tomada de decisões informadas.

Benefícios dos requisitos de informação documentada

Os benefícios dos requisitos de informação documentada vão além da simples conformidade com a norma ISO 9001:2015. Eles desempenham um papel fundamental na melhoria contínua e na eficácia do sistema de gestão da qualidade.

Em primeiro lugar, as informações documentadas fornecem uma base sólida para a tomada de decisões. Com registros claros e precisos, as organizações podem tomar decisões informadas e embasadas em dados concretos, o que contribui para uma gestão mais eficaz e eficiente.

Além disso, a documentação precisa e atualizada ajuda a prevenir erros, reduzir desperdícios e melhorar a produtividade. Ela garante que todos na organização estejam na mesma página e compreendam os procedimentos e os padrões a serem seguidos.

Finalmente, um bom controle das informações documentadas pode aumentar a credibilidade e a confiança dos stakeholders, mostrando que a organização é organizada, consistente e comprometida com a qualidade.

Desafios na aplicação dos requisitos de informação documentada

Embora a implementação dos requisitos de informação documentada da ISO 9001:2015 seja crucial para a eficácia do sistema de gerenciamento de qualidade, muitas organizações enfrentam desafios significativos. Entre estes, destacam-se:

1. Compreensão inadequada: Muitas vezes, as organizações não compreendem completamente os requisitos, o que pode levar a problemas de conformidade.
2. Falta de treinamento: Sem treinamento adequado, os funcionários podem ter dificuldades para implementar e manter as informações documentadas.
3. Restrições tecnológicas: A falta de tecnologia apropriada pode impedir a criação, atualização e controle eficaz das informações documentadas.

Para superar esses desafios, as organizações podem considerar a investir em treinamento para os funcionários e adotar a tecnologia adequada para gerenciar as informações documentadas.

Requisitos de informações documentadas na ISO 9001:2015

Explorando o requisito 7.5 – Informação Documentada na ISO 9001:2015, identificamos uma obrigação crucial. As organizações devem manter informações documentadas que se alinham com os requisitos do padrão. É essencial para garantir a eficácia dos sistemas de gerenciamento de qualidade.

1. Identificação e Descrição: As informações documentadas devem ser facilmente identificáveis e descritíveis. Isso facilita a referência, a localização e a utilização.
2. Formato e Mídia: A norma não especifica o formato ou a mídia a ser usada. A organização tem a flexibilidade de escolher o que melhor se adequa à sua operação.
3. Informações Adicionais: Além dos requisitos da norma, a organização pode incluir informações documentadas adicionais que considere necessárias para a eficácia do seu sistema de gestão de qualidade.

Em resumo, o requisito 7.5 enfatiza a importância das informações documentadas na implementação eficaz da ISO 9001:2015.

Conclusão

Em suma, os requisitos de informação documentada na norma ISO 9001:2015 são cruciais para as organizações que buscam excelência na gestão de qualidade.

A compreensão e aplicação adequada dos requisitos não apenas garantem conformidade com a norma, mas também fornecem uma base sólida para tomada de decisões informada e eficaz.

A gestão eficaz da informação documentada tem um papel vital na garantia dos benefícios de qualidade, eficiência e confidencialidade.

Lembramos que, embora a norma ISO 9001:2015 tenha flexibilizado a exigência de alguns documentos, as organizações têm a liberdade de manter os documentos que consideram importantes para o sistema de gerenciamento de qualidade.

Por fim, enfrentar os desafios na aplicação dos requisitos de informação documentada é uma etapa necessária para alcançar o sucesso organizacional.